Independentemente dos motivos, as reuniões
devem ter um único fim: deixar claro a líderes e colaboradores quais os próximos
passos a serem dados
Quando um e-mail com o assunto "reunião"
aparece na caixa de entrada dos profissionais, ele pode provocar diversas
reações, pois se alguns veem esses encontros como um dos meios para resolver
pendências, outros os consideram interrupções desnecessárias na rotina de
trabalho. E, no fim das contas, as reuniões podem ser de fato eficazes ou
ineficientes, se o líder não souber perceber até que ponto elas atrapalham ou
ajudam os colaboradoras.
E para que serve uma reunião? Na avaliação das
especialistas consultadas – a coordenadora de Consultoria da Ricardo Xavier
Recursos Humanos, Veridiana Germano, e a headhunter da De Bernt Entschev Human
Capital, Ariadne Tomczak – as reuniões têm sim uma razão de ser, pois elas
reúnem em um só momento todos aqueles que estão envolvidos em um só projeto. E
nesse encontro tanto se discutem ideias como problemas.
Independentemente dos motivos, as reuniões
devem ter um único fim: deixar claro a líderes e colaboradores quais os próximos
passos a serem dados e manter, acima de qualquer questão, a motivação dos
profissionais em dia. "As reuniões podem até aprimorar o desempenho dos
profissionais", avalia Veridiana. Mas isso só acontece com a ajuda do líder. E
para ele saber se os encontros organizados por ele mesmo ajudam ou atrapalham, é
preciso que tenha uma boa relação com os seus colaboradores e uma certa
proximidade a ponto de saber como é a rotina de cada um.
"O líder consegue identificar isso com o
resultado do trabalho dos colaboradores", ressalta Ariadne. "Quando o rendimento
aumenta, os resultados são atingidos, o clima entre os profissionais é bom, a
reunião gera ideias e os colaboradores se envolvem é um sinal de que os
encontros estão ajudando a equipe", completa Veridiana. Por outro lado, as
consequências opostas demonstram que, talvez, é hora de o líder mudar de
estratégia. "Quando a espontaneidade do colaborador no encontro fica limitada
algo pode estar errado".
Entre erros e acertos
Fazer reuniões constantes para resolver
pequenas pendências ou mesmo focar os encontros em cobranças e brigas pode não
ser saudável e, além de prejudicar a rotina do colaborador, pode também
desmotivá-lo. Para as especialistas, reuniões com o objetivo de cobrar e
persistir em erros só atrapalham.
Reuniões de última hora, exceto em emergências,
e aquelas que demoram horas e não resolvem nem discutem nada também só
prejudicam os profissionais. Quebrar a rotina com encontros diários prejudica o
rendimento do profissional, uma vez que há um intervalo de tempo para retomar as
atividades que ele estava executando. Sem contar os contatos perdidos e os
e-mails que se acumulam durante a ausência.
Convocar uma reunião sem ter anotado todos os
pontos que devem ser mencionados e o foco que deve conduzir o encontro leva a um
outro problema que atrapalha a rotina dos profissionais: a dispersão.
Reuniões eficientes
Para resolver os possíveis problemas que uma
reunião pode causar na rotina do trabalho, as especialistas recomendam aos
líderes alguns passos para que os encontros se tornem ferramentas eficientes. O
primeiro deles é o planejamento. "A reunião pode ajudar quando ela é planejada e
quando atende as reais necessidades da equipe", atenta Veridiana. "Quando você
planeja, com certeza, a reunião se torna mais eficiente", considera
Ariadne.
Esse planejamento envolve, dentre outros
aspectos, escolher o melhor dia e horário para o encontro, tendo em vista a
rotina dos colaboradores – por isso conhecê-la é importante – e avisá-los com
antecedência, para que eles também se planejem. Outro ponto que o líder deve
atentar é sobre o objetivo e necessidade da reunião. Muitas vezes, o melhor é
acumular os assuntos a serem tratados em uma única reunião, impedindo que se
realize uma série de encontros que podem não gerar tantos resultados.
Anotar todos os pontos que devem ser tratados
no encontro não basta. O gestor deve saber enunciá-los com clareza. "É muito
importante que o líder passe a mensagem", reforça Ariadne. Manter o foco nessa
hora ajuda a otimizar o tempo. Selecionar os participantes da reunião também
ajuda a torná-la eficiente. Dependendo do assunto, nem todos os colaboradores
precisam participar do encontro.
Essa seleção também ajuda a diminuir a
dispersão. Mas não é o fator suficiente. "Isso também dependerá da maturidade da
equipe", afirma a hedhunter. Para ela, abrir espaço para a participação dos
colaboradores nem sempre é necessário. Para Veridiana, essa possibilidade tem de
existir, mas com cautela.
Estabelecer um tempo de início e fim e
cumpri-lo é outro fator que contribui para que os impactos negativos da reunião
na rotina dos colaboradores sejam minimizados. "O tempo de duração da reunião
dependerá de quais são as pessoas envolvidas e o assunto a ser tratado. Se for
um problema, por exemplo, uma hora é suficiente", afirma Ariadne. Problemas
rotineiros e assuntos de pouco impacto na equipe devem ser tratados no menor
tempo possível. "Perceber o que demanda mais tempo cabe ao líder. Ele precisa
estar atento a isso", completa.
Do - Infomoney
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